Requerimientos y visitas de la DIAN: cómo atenderlos sin perder la cabeza
Cuando llega un requerimiento o se anuncia una visita de la DIAN, muchas empresas sienten que se prendió la alarma del edificio… aunque no haya humo.
El problema es que, más allá de sanciones, el costo real suele ser otro: tiempo perdido, reprocesos, decisiones a la carrera y “asesorías de urgencia” porque la información no está lista ni organizada.
La buena noticia: esto se puede gestionar como un proceso no como una tragedia.
1) ¿Por qué están llegando más requerimientos?
Hoy la DIAN cruza información de forma más sistemática: lo facturado vs. lo declarado, movimientos bancarios, nómina electrónica y reportes de terceros. Si las cifras “no cuentan la misma historia”, se encienden alertas y aparece el requerimiento.
Traducción al español empresarial: tu mejor defensa es la coherencia entre tus sistemas, tu contabilidad y tus soportes.
2) Requerimiento vs. visita: no es lo mismo (y se prepara distinto)
| Situación | ¿Qué busca la DIAN? | Riesgo típico | Tu enfoque ganador |
|---|---|---|---|
| Requerimiento (oficio/solicitud de info) | Evidencia documental y explicación de cifras/operaciones | Responder incompleto, tarde o “con todo revuelto” | Responder solo lo solicitado, pero completo, ordenado por periodos y con soportes claros |
| Visita (control/fiscalización en sitio) | Verificar procesos (p.ej. facturación), existencia de soportes, operación real | Improvisar, dar versiones cruzadas, no documentar lo ocurrido | Vocero único, verificación de comisión/credenciales, y dejar todo en acta |
3) La “primera media hora” decide el tono del proceso
Una recomendación muy práctica: la primera media hora cuenta. ¿Qué hacer?
Define un vocero único (idealmente gerente/administrador + soporte del contador).
Alinea al contador para evitar versiones cruzadas.
Organiza la información por meses/periodos, para responder con orden.
Esto no es “teatro”: un contribuyente que responde rápido y ordenado transmite control; uno que sale a buscar papeles transmite desorden (y el proceso se vuelve más largo y costoso).
4) Si es visita: tres reglas simples (y muy útiles)
En instructivos internos de la DIAN sobre visitas de control se contempla que:
Las visitas pueden realizarse por funcionarios debidamente comisionados.
Los servidores deben portar y exhibir credenciales/carnés.
Se debe levantar acta de visita.
En la práctica, tu checklist de ese momento:
- Solicita identificación y soporte de la comisión (sin drama, con calma).
- Mantén un vocero y evita conversaciones paralelas.
- Pide/valida que lo revisado y entregado quede descrito en el acta.
5) El “Kit DIAN” de documentos: lo que deberías encontrar en minutos, no en días
| Documento / soporte | ¿Por qué es clave? | Señal de alerta si falta |
|---|---|---|
| RUT actualizado | Datos consistentes y vigentes (actividad, dirección, responsabilidad, etc.) | Datos desactualizados → inconsistencias en cruces y notificaciones |
| Facturación electrónica + soportes | La factura electrónica es soporte de la transacción y debe conservarse electrónicamente | Desfases entre venta/cobro/facturación |
| Extractos y conciliaciones bancarias | La DIAN contrasta lo facturado con lo que entra al banco | Ingresos sin explicación clara o conciliaciones atrasadas |
| Auxiliares contables / balance de prueba | Evidencia trazable de registros y saldos | Contabilidad sin trazabilidad o “ajustes” sin soporte |
| Nómina electrónica | Es soporte fiscal idóneo para costos/deducciones tras validación DIAN | Pagas bien, pero reportas mal (novedades sin registro) |
| Información exógena (terceros) | Reportes de terceros se usan para contrastar tu realidad; reglas y vigencias publicadas por DIAN | Errores en NIT, conceptos mal clasificados → “ruido” y más requerimientos |
| Contratos y documentos de operación | Explican el “por qué” de ingresos/costos (la historia detrás del número) | Operaciones sin soporte: “lo que no queda documentado…” |
6) Hábitos que te blindan (sin volverte paranoico)
Tres hábitos de oro:
- Facturar y registrar el mismo día: si vendes hoy y facturas después, ese desfase puede ser una alerta.
- Coherencia facturación–bancos–contabilidad: es “el principal escudo”.
- Nómina electrónica bien reportada: no basta pagar; importa que el reporte refleje fielmente lo ocurrido.
7) Plazos: ojo con el documento específico
No todos los requerimientos tienen el mismo término. Como referencia general:
Para requerimientos ordinarios, el plazo mínimo para responder suele ser 15 días calendario (según criterios citados con base en el art. 261 de la Ley 223 de 1995).
Para requerimiento especial, hay escenarios donde el Estatuto Tributario contempla 3 meses para responder (art. 707, citado en doctrina DIAN).
Regla de oro: manda el reloj el oficio notificado (y su forma de notificación). Si estás contra el tiempo, prioriza orden y soporte antes que volumen.
8) ¿Cómo te ayuda IKBO a que esto no sea un “evento” sino un proceso?
En IKBO lo abordamos por capas:
BPO contable/administrativo para que la operación deje trazabilidad diaria (factura–banco–contabilidad).
Auditoría externa y revisoría fiscal para detectar desfases antes de que los detecte un tercero.
Transformación digital: organización documental, flujos de aprobación, conciliaciones y tableros de control.
Y si estás en floricultura, nuestras soluciones como GrowerApp y BlumSales ayudan a ordenar información operativa que luego se vuelve contable (menos “excelitis”, más trazabilidad).
Porque la meta no es “ganarle” a la DIAN: es evitar que un trámite termine siendo un problema financiero.
Alexander Sanchez